Про школу
вівторок, Квітень 27, 2010 | Женя Грекова
Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент – искусство управления собственным временем. Это умение определять, что является главным, а что – второстепенным, к чему в первую очередь стоит приложить усилия, а что может и подождать.
Проводится анализ целей, расставляются приоритеты, которые затем трансформируются в конкретные задачи и программу действий.
Специалисты выделяют два вида тайм-менеджмента: личный и корпоративный.
В широком понимании тайм-менеджмент представляет собой механизм управления временем компании. Такой подход эффективен в том случае, когда от работника требуется быстрое и четкое выполнение поставленных задач.
Тайм-менеджмент в узком смысле – это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях, когда у работников существует некая свобода выбора, проявляется творческая инициатива.
Наиболее тонким нюансом в личном тайм-менеджменте является соблюдение баланса между свободой и принуждением.
Грамотно поставленная цель – первый шаг к структурированию времени и упорядочиванию жизни.
Несколько полезных советов
- Составляйте списки. По возможности записывайте все свои дела. Всегда носите с собой ежедневник или записную книжку.
- Используйте время вынужденного бездействия.
- Поощряйте себя.
- Концентрируйтесь на одном деле.
- Старайтесь не откладывать дела под разными предлогами.
- Устанавливайте свои сроки выполнения задания.
- Перекладывайте обязанности.
- Работайте в группе
- Старайтесь не переутомляться
Системы управления временем
В мире существуют несколько систем управления временем. Вот некоторые из них.
Система Франклина — любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те в свою очередь – на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить, как многоступенчатую пирамиду.
Основание пирамиды – определение человеком своих жизненных ценностей. Следующая ступень – из составленного списка ценностей, человек должен решить, чего он хочет добиться. Третья ступень – составление генерального плана – что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Четвертая ступень – долгосрочный промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Пятая ступень – краткосрочный план. Шестая ступень – план на день.
Матрица Эйзенхауэра — техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.
- Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
- Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
- Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
- Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни
Принцип Парето — 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.
Диаграмма Ганта. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.
Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.
Список задач или to do list — это перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается.
Помимо собственно планирования времени одной из важных функций тайм-менеджмента является борьба с так называемыми «пожирателями времени». Вот некоторые из них.
- Попытки добиться слишком многого. Это постановка изначально недостижимых целей и перфекционизм. Очень часто бывает, что люди затрачивают на решение довольно простой задачи большое количество времени и труда. А она вовсе не требует такого суперисполнения.
- Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. К советам по поводу борьбы с первым пожирателем относятся такие как: держите стол чистым, ведите лист «что нужно сделать», сортируйте задачи и т.п.
- Неспособность сказать «нет». Чтобы преодолеть некий барьер, старайтесь говорить «нет» как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Если просьба застала врасплох, досчитайте до 10, а потом все равно скажите «нет».
- Откладывание. Суть проблемы в том, что мы откладываем то, что нужно сделать, до той поры, когда становится уже поздновато что-либо сделать качественно. Сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца, нужно их решать в первой половине дня, когда мы еще не устали.
- Совещания. Если процедура совещания выстроена неправильно, возникает дефицит времени и информации.
Результатами эффективного тайм-менеджмента для Вас будут:
- Не откладывание дел и уклонение от исполнения своих обязанностей;
- Быстро и точно оценивать заданную работу и свои возможности;
- Меньше переживаний о сроках выполнения работы;
- Повышение результативности своей деятельности;
- Больше времени для отдыха.
Просимо Вас при передруку статті розміщувати посилання на наш сайт! © Школа «Афіни», 2010
Теги: время, психология, развитие, рекомендации